Referat af møde med hjælpere torsdag den 30. oktober 2017

  • Post author:
  • Post category:Referat

Borgerforeningen for

Holeby og Omegn af 2009                                                                  Holeby, den 31.10.2017

Kassereren                                                                                           Bankforbindelse:

Tjørnevej 2                                                                                          Lollands Bank

4960 Holeby                                                                                        Konto: 6525 0004026624                                                                                                                                                                               

Referat af møde med hjælpere torsdag den 30. oktober 2017 kl. 18:00 i Holeby Hallens Cafeteria.

Tilstede: Bestyrelsen og ca. 10-12 hjælpere (nogle spillede indimellem badminton).

Indledning – Mogens Christiansen

Mogens indledte med at byde velkommen til de fremmødte. Da der var et par stykker der skulle spille badminton udsatte vi spisningen ca. ½ time. Mogens anførte, at en af årsagerne til mødet er, at bestyrelsen ønsker tovholdere til vores forskellige arrangementer. Alle arrangementer kører principielt efter samme recept år for år. Der vil naturligvis ske ”oplæring” inden for de forskellige områder og hele øvelsen skal ikke ses i lyset af, at bestyrelsen herefter ønsker at ”udtræde” – men det ville være rart at have en dobbelt gardering.

Foreningens aktiviteter tæller p.t.:

Affaldsindsamling

Sct. Hans arrangement

Virksomhedsbesøg

Opsætning af julebelysning og

Juletræsfest for børn

Flagalle

Formanden gennemgik herefter løseligt de enkelte arrangementer. SE mere udførlig beskrivelse nedenfor.

Mogens forespurgte herefter om der var nogen der kunne tænke sig et lille tovholderjob inden for nogle af områderne – mod forventning var der ikke den store vilje hertil, hvorfor vi for at det hele kunne ”lagre” sig fik et par stk. smørebrød med en anelse drikkelse til.

Efterfølgende var der lidt debat omkring den måde hvorpå bestyrelsen nu en gang løste opgaverne f.eks. kunne det ikke ligeså godt være en hverdag man f.eks. satte julebelysningen op da deltagere formentlig alle er pensionister. Jo det kunne det vel men sådan har bestyrelsen indtil nu altså ikke læst opgaven.

Vi mener at i hverdagen er der mere tung trafik i gaden f.eks. skum til Erhversparken, frø til Papirfab. og varer til butikker, så derfor har det været i weekenden da vi skal krydse vejen mange gange med lysstander, så det har lidt med sikkerhed at gøre.  

Følgende tilbød hjælp til de forestående julearrangementer

Julelysstandere:

Tilslutning af kabler: Finn Simonsen, Ole Hansen, Torben Hasling

Udlevering af suppe og æbleskiver: Else Christiansen, Jytte Hansen, Anette og Mogens Rasmussen.

Juletræsfest for børn:

Pyntning af borde og juletræ: Else Christiansen og Jytte Hansen

Sct. Hans Aften

Oprydning: Ole Hansen (dagen efter)

Andre vil snarest vende tilbage

Herefter kom der ideer og spørgsmål på banen:

Finn Simonsen mangle omtale af projekt borde og bænke i parken, Mogens oplyste at der her var tale om 2 x 1 time – ud forår og ind efterår.

Else Christiansen efterlyste blomster på købmandsgrunden (hjørnet Vestervej/Højbygårdvej) Mogens svarede at det var bevidst at der ikke var lagt blomsterløg i græsset – der er kun pænt en forholds kort tid mens de skal samle kraft efter afblomstring og derfor ikke må slås i en længere periode, Kummeblomster skal vandes og det har vi ikke resurser til.

Finn Simonsen opfordrede bestyrelsen til at gøre sine tanker og tiltag synlige for medlemmerne via mails. Der er indhentet mailadresser på, over 90 % af medlemsskaren. Dorte Hansen skal blot have besked så bliver det udsendt.

Finn Simonsen spurgte ligeledes om hvad der måtte sendes til medlemmerne – f.eks. måtte man opfordre medlemmerne til at stemme på en lokal til Forsyningsrådet i Lolland Kommune ? Hertil blev svaret at der ikke måtte sendes ”politiske” budskaber. Man må gerne minde medlemmerne om at der er valg til forsyningsrådet, ældrerådet og kommunevalg – men altså ingen anvisninger.

Det er bestyrelsens ansvar hvad der udsendes – altså  skal meddelelser godkendes af bestyrelsen også efter rettelser.

Finn Simonsen spurgte om man ikke blot kan tilskrive de medlemmer der er på mandskabslisten når man mangler arbejdskraft.. Så ved folk hvad de melder sig til og skal lave. Joh det er da en mulighed

Er det allerede bestemt hvornår der er ordinær generalforsamling i 2018. Ja det er den 12.4.2018 kl. 19:00 i Hallens Cafeteria.

Mødet sluttede herefter kl. 19:42 og formanden takkede for fremmødet.

Referent:

Ole Birkelund

Håber at alt væsentligt er med,

UDDYBNING AF DE ENKELTE ARRANGEMENTER

AFFALDSINDSAMLING

Den årlige affaldsindsamling forestås af Danmarks Naturfredningsforening og finder sted omkring 1. april. Det er naturfredningsforeningen der fastsætter dagen. Der skal udarbejdes ruter for indsamlingen

Der skal planlægges morgenbord – lidt af et skøn da vi ikke kender deltagerantal

Der skal afhentes materiel så som handsker ol. hos Lolland Kommune

Der skal løbende afhentes affald ude på ruterne

Annonce og plakater skal udarbejdes

Det indsamlede skrald skal sorteres og registreres

Der skal ske tilbagemelding til Danmarks Naturfredningsforening

SCT. HANS ARRANGEMENT

Der skal ske meddelelse til politi/kommune omkring afbrænding af bål

Der skal foretages aftale om kvas til bålet

Der skal aftales leje af telt

Der skal indgås aftale omkring HEKS

Der skal indgås aftale med musik

Der skal bestilles mad til vores hjælpere

Der skal indgås aftale med båltaler

Der skal indgås aftale omkring lån af borde og stole

Der skal indgås aftale om tømning af toilet

Der skal indgås aftale med HIF’s Venner om salg af øl, vand, vin mv.

Annonce og plakater skal udarbejdes

Teltet skal rejses og senere tages ned

Bålet skal rejses og efterfølgende (tit 3-5 dage efter) skal der foretages oprydning – aske m.v.

Toilet skal ”installeres” rengøres før og efter og på plads efter tømning i laden

Borde og stole skal sætte op og efterfølgende afleveres i rengjort stand

Der skal opsættes affaldsbeholdere – disse skal efterfølgende tømmes

Der skal ryddes op på pladsen

VIRKSOMHEDS BESØG

En egnet virksomhed skal findes

Der skal indgås aftale med virksomheden

Annonce og plakater skal udarbejdes

Bindende tilmelding skal ”styres” – ikke medlemmer skal opkræves gebyr

Der skal indkøbes en erkendtlighed til virksomheden.

OPSÆTNING AF JULEBELYSNING

Standere og net efterprøves i efterår for defekter

Der skal eventuel indkøbes supplering

Der skal i efteråret (måske før) findes et egnet juletræ som vi kan få gratis mod at fælde det

Der skal indgås aftale med Cocotten og Brugsen om leverance (gerne gratis) af suppe, gløgg, æbleskiver, slik og saftevand til børn.

Det skal bruges 8 personer til udlevering af gløgg, suppe, æbleskiver mv.

Der skal indgås aftale med (som nu) Sakskøbing Garden

Politi skal underrettes om optoget

Der skal findes mindst 6 vagter der forsøger at ”styre” optoget gennem byen

Annonce og plakater skal udarbejdes

Højtaleranlæg skal ”fremskaffes” gerne gratis

Der skal afregnes for el til de husejere der ønsker det

Dato for opsætning skal fastsættes – normal lørdagen før optoget

Juletræ skal fælles, transporteres, rejses og montering af lys/stjerne skal foretages – til det skal vi bruge en lift som vi helst kan låne gratis. Liften skal ligeledes bruges ved nedtagning. Træet skal skæres op transporteres til genbrugspladsen.

Der skal opsættes net og lyskæder på torvets nord og sydside. Der skal opsættes lyskæde i træerne ved Brugsen

Standerne skal sættes op og forbindes med el fra diverse husstande

Mellem jul og nytår skal det hele pakkes ned igen

Der skal rejses telt på brugsens parkeringsplads. Når arrangementet er slut skal teltet tages ned og køres i lade

Der skal opsættes affaldsbeholdere – disse skal efterfølgende tømmes

Borde m.v. skal afvaskes inden retur til laden

Der skal være ”stand inn” hele perioden hvor julebelysningen er tændt – om nødvendigt skal standere/net udskiftes.

JULETRÆSFEST FOR BØRN

Der skal i efteråret (måske før) findes et egnet juletræ som vi kan få gratis mod at fælde det. Dette sker normalt lige inden jul hvorefter træets får fod på i laden

Annonce og plakater skal udarbejdes

Aftale om brug af hallen skal aftales med skolen

Servering af gløgg, æbleskiver mv. aftales med HIF Venner

Der skal indgås aftale med Brugsen om salg af billetter.

Der skal ske aftale om underholdning – p.t. Nils Plys

Der skal efter aftale med Brugsen pakkes godteposer (udføres normalt 2. juledag, da poserne bl.a. indeholder frugt)

Der skal opsættes borde og stole. Efterfølgende skal det hele ryddes af.

Der skal pyntes juletræ – der efterfølgende afpyntes – ”fældes” og køres på containerpladsen – typisk dagen efter

Hallen skal rengøres (normalt kun fejes)

FLAGALLE

Flagalleen opsættes enten efter aftale med f.eks. en virksomhed eller på vores eget initiativ.

Preben Friis forstår opsætning og nedtagning af flagalleen. Preben plukker selv fra mandskabslisten og aftaler selv hvem der kan deltage

(HER HAR VI EN RIGTIG TOVHOLDER)